そんな時、多くの院長が考えるのは「マネージャー（チーフ）の任命」ではないでしょうか。
しかし、この任命と任命から半年の方法を間違えてしまうと、せっかくのマネージャーとしての役割が全く機能しないことがよくあります。
そしてこの場合は最悪なことに、マネージャーが機能していない原因は分からず、院長はさらに忙しくなるだけで何も変わらない…という状況です。
そこで今回は、院長中心からスタッフ中心のマネジメントに移行するために大切な、任命したマネージャーが役割を果たせるための方法をお伝えします。
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スタッフ中心の医院マネジメントにはマネージャー（チーフ）の存在が重要
スタッフ12人のとある医院では、歯科衛生士8年目の山城さん（仮名）を新たにマネージャー職に任命しました。
理由はスタッフが増えてきたことで、何かある度にスタッフから直接院長にお伺いされていては、肝心の診療が回らなくなるためです。
これまでの院長中心の医院マネジメントから、スタッフ中心の医院マネジメントに移行するにはこのタイミングがいいと判断されました。
また、マネージャーに任命した山城さんはやる気もあり、他スタッフからの信頼も厚い方です。
これで、「今後はスタッフ間で解決できることも多くあるだろう、診療に専念できるだろう」と院長は考えていました。
新しいマネージャー（チーフ）を任命したけど、あまり変化がありません
しかし、それから4か月程経過しても、あまり変化はありませんでした。
何かあればスタッフから院長に直接お伺いがあり、スタッフから山城さんにお伺いがあったとしても結局は院長の判断を待つだけです。
今までとそれほど変わらず、院長中心の医院のままです。
このように、
「マネージャーやチーフを任命したけれど、あまり機能していないのではないか」
「マネージャーとしての役割が機能していない理由がよく分からない」
という院長は多くいらっしゃいます。
この医院でもそうです。
マネージャーの山城さんは頑張ってくれてはいます。
それは院長もよく分かっています。
しかし、マネージャー任命前との変化を感じないのです。
というより、院長にかかる負荷は以前とほとんど変わらない状況です。とても、スタッフ中心の医院とは言えません。
マネージャー（チーフ）が機能しない原因
せっかくマネージャーを任命したのに、その役割が機能していない原因は何でしょうか？
☑ 山城さんはスタッフからの信頼が薄い
すべて違います。
逆に山城さんのようにやる気があり、スタッフからの信頼が厚い新マネージャーほど、うまく機能しないことがよくあります。
原因は、山城さんが
「マネージャーとして何を期待されているか？ 何をしたらよいか？」
を、漠然としてしか理解していないことが多いです。
院長はマネージャーとして、スタッフからのお伺いを受けて、自分たちで考え、改善していってほしいと考えてます。
もちろんサポートはするけど、基本的にマネージャーに任せたいという考えです。
このように山城さんにも何度か伝えてはいるけど、院長が当初イメージしたような運用にはなっていません。
必ずマネージャー（チーフ）の役割を文書化します
院長からスタッフに口頭では何度か伝えていても、実は20％も伝わってないことはよくあります。
特に、今回のようにマネージャーという職をはじめて置く医院では、その役割のイメージを持てないため、伝わりにくいのです。
そこで必要なのが文書化です。
マネージャーの役割と業務を文書化するのです。
例えば、
■役割■
・スタッフ運用の責任者
・スタッフ運用において責任をもってスタッフの役割分担をし、進捗を管理「計画―実行―見直し」のサイクルを回し、ゴールを目指す
・院長には適宜、報告と相談を行う
■内容■
・計画表を作成し、役割と業務、期限を決める
・各スタッフから随時、報告をいただき調整して進める
・思ったように進んでいないときは積極的にサポートする
（※）基本、マネージャーが作業に入り込まないこと
このように文書化します。
そして、この紙を共有言語にして院長とマネージャーで何度も面談を繰り返しながら「何ができていて、何が今後の課題なのか」の振り返りを行う時間を確保します。
（※）紙に印刷せず、スマホに送信してもいいです。すぐ確認できるようにしておきます。
マネージャーの役割と内容に関する認識にズレがないかお互い確認するためにも、最初は月に1～2回の頻度で面談を行います。
6か月ぐらいは定期的に時間をつくって続けるとよいでしょう。
その後は状況により随時でよいと思います。
また、マネージャーに任せた以上は「脱カンペキ主義」で、最初からカンペキを目指さず、徐々にマネジメントの精度を上げていくという院長の心構えも重要です。
この繰り返しを行うことでしか、マネージャーは育成されません。
最初は院長に負荷がかかりますが、軌道にのってくると、院長はほとんど見守るだけで十分になります。
・それを定期的に見直す
上記２つが院長中心からスタッフ中心のマネジメントへの移行期に行うことです。
「マネージャーを決めたら、あとは丸投げする」では、せっかくマネージャーを任命しても今までと何も変わりません。
また、マネージャーを任命するようになってしばらく経つ医院でも、役割と内容を文書化して渡していないのであれば、改めて行うとよいでしょう。
文書化することで、双方に気づきが生まれることもあります。
院長の頭の中にあることは文書化しないと、ほとんど伝わらないものです。
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